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Mesa redonda de clientes: Control de los costos de descubrimiento electrónico [promoción]

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En una mesa redonda reciente con clientes aprobados por Za, investigamos lo que realmente se necesita para reducir el costo del descubrimiento electrónico mientras se mantienen los estándares legales. 

En esta publicación, nos complace ofrecer un resumen de lo que Abogado litigante en Change Healthcare, Molly DrakeConsejero general asociado de Freddie Mac, Barry Parsons, tenía que decir sobre cómo han reducido efectivamente los costos de descubrimiento de edificios.

Comience con métricas

Antes de determinar cómo los clientes pueden mantener bajos los costos de descubrimiento electrónico, primero debemos determinar qué métricas se están midiendo para el costo y el tiempo invertido. Para Barry en Freddie Mac, un área clave es la disposición de datos. “Tenemos un grupo que medirá periódicamente los dólares ahorrados para obtener información de la que han podido deshacerse de manera defendible sin violar las leyes de requisitos legales de retención. Hacemos esto en función del volumen y haciendo estimaciones de lo que costaría almacenar la información ".

¿Mantener el trabajo en casa significa siempre ahorros de costos?

No existe una manera perfecta de reducir los costos de descubrimiento electrónico que funcione para todas las empresas, en parte porque las necesidades de cada caso podrían ser diferentes. Entonces, como señala Barry, el lugar donde encuentre los ahorros en los costos de descubrimiento electrónico puede variar. 

Pero independientemente de cuánto sea posible llevar a la empresa, siempre será necesario un asesor externo. “Cualquier empresa podría contratar un ejército de bufetes de abogados y proveedores externos para hacer todo el trabajo”, dice Barry, señalando que esta elección no tendría sentido desde una perspectiva de costos. “Sin embargo, si hay una disputa por expoliación, no querrás que alguien de la empresa testifique. Así que definitivamente hay un momento y un lugar para un abogado externo ".

Controle los costos evitando la conservación excesiva y la recolección excesiva

Los costos de almacenamiento de datos asociados a la conservación excesiva y la recopilación excesiva son otra área clave a tener en cuenta al reducir los costos de descubrimiento electrónico.

En Change Healthcare, Molly habla con los conserjes para hacerse una idea del marco de tiempo y el alcance de los posibles términos de búsqueda. Ella dijo que aprendió esto a través de prueba y error con los equipos de descubrimiento electrónico que no están satisfechos con la información que ella presentó.

En la experiencia de Barry en Freddie Mac, a menudo discute problemas con el abogado de la oposición para reducir el alcance del asunto, dado que a menudo, "el abogado de la oposición a veces pedirá cantidades ridículas de datos o términos de búsqueda", que ni siquiera habrían hecho. el tiempo o la capacidad para procesar completamente. Barry agrega que tener buenas prácticas de retención de registros también es útil, incluida la capacitación de los empleados para que no necesiten guardar todo para siempre.

Dos claves para ahorrar costos en el descubrimiento de edificios: educación y previsibilidad

  1. Cuando los empleados comprenden el costo de la retención de datos innecesarios, el trabajo de reducir los costos es más fácil. Barry en Freddie Mac recuerda los primeros días de su historia profesional: “Cuando tenía documentos que podía ver, era natural que la gente se deshaga de las cosas porque estorbaban. Hoy en día, la gente no ve el costo asociado con los datos almacenados en su computadora ". Pero miles de documentos, correos electrónicos e invitaciones de calendario se suman. Al educar a los empleados sobre cómo hacer su parte, Barry puede mantener los costos más bajos.
  2. Molly señala que usar Productos aprobados ya ha ahorrado dinero para Change Healthcare. “Es realmente fundamental que sea un sistema de tarifa plana en lugar de uno ad hoc. Nos ha dado certeza sobre cuál será nuestro gasto y nos ha ahorrado todas las tarifas que encontraría cuando transfiere datos a un tercero, tarifas de transferencia, etc. " Cuando el litigio es tan impredecible, vale la pena utilizar un producto que no lo es.
Conozca otras oportunidades para reducir costos con nuestra guía para Reducir el costo del descubrimiento electrónico.

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Meg McLaughlin

Meg McLaughlin es la directora sénior de marketing de productos y contenidos de Zapproved.


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