Usando el modelo IGRM

Introducción

los Modelo de referencia de gobierno de la información está disponible para corporaciones, firmas de analistas, asociaciones industriales y otras partes como una herramienta para comunicarse con las partes interesadas de la organización sobre responsabilidades, procesos y prácticas para el gobierno de la información. Puede ayudar a establecer la importancia de vincular a las partes interesadas, en particular a los responsables de garantizar que se cumplan los deberes legales de la información, los que comprenden el valor comercial de la información y los que gestionan los activos de información. El IGRM es único como modelo en el sentido de que arroja luz sobre las dependencias entre estas partes interesadas para el cumplimiento legal y la eliminación defendible.

EDRM.net le anima a utilizar el diagrama para facilitar una mejor cooperación, procesos multifuncionales y una mejor gobernanza de la información en su empresa o para sus electores.

Breve narración de IGRM

El IGRM (Modelo de referencia de gobernanza de la información) proporciona un marco para el diálogo interfuncional y ejecutivo y sirve como catalizador para definir un enfoque de gobernanza unificado para la información.

Larga narrativa de IGRM

El IGRM proporciona un marco para definir un enfoque de gobernanza unificado de la información al mostrar el vínculo entre el valor y el deber de los activos de información.

El diagrama IGRM es un modelo de responsabilidad más que un modelo de ciclo de vida de un documento o caso. Ayuda a identificar a las partes interesadas, definir su respectivo "interés" en la información y destaca la intersección y la dependencia entre estas partes interesadas.

Diagrama IGRM

Descargue el diagrama IGRM por tipo de archivo:

Elementos del IGRM

La información está en el centro - Los conceptos básicos de la información se destilan y se encuentran en el centro del modelo IGRM, con la notable inclusión de "disponer" como el estado final de la información. Tenga en cuenta las "puertas de información" en el medio, donde la información se acumula.
Comienza con el negocio y el valor - La línea de negocio tiene un interés en la información proporcional a su valor: el grado en que ayuda a impulsar las ganancias o el propósito de la empresa en sí. Una vez que ese valor expira, la empresa pierde rápidamente interés en administrarlo, limpiarlo o pagar para que se almacene. Una de las cosas que hace el IGRM es distinguir el valor de la obligación regulatoria o la eficiencia de TI. El diagrama define la responsabilidad del grupo empresarial de definir y declarar el valor específico de la información; todos los datos no tienen valor y el valor de los datos no es constante.
Legal y RIM tienen responsabilidades legales - Legal y RIM en el lado izquierdo están autorizados típicamente para administrar el riesgo de la empresa. El diagrama subraya que es responsabilidad del departamento legal definir qué poner en espera y qué y cuándo recopilar datos para su descubrimiento. Asimismo, es responsabilidad de RIM garantizar que se cumplan las obligaciones reglamentarias para la información, incluido qué conservar y archivar durante cuánto tiempo. Juntos, ambos tienen un papel enorme en cómo y cuándo las empresas pueden deshacerse de los datos.
TI cuenta con una gestión eficiente - Al igual que con el segmento de negocios, TI pide al departamento legal y a RIM que sean específicos acerca de los deberes de información, qué son y cuándo terminan esos deberes. TI almacena y protege la información bajo su gestión. Por supuesto, su enfoque es la eficiencia y, por lo general, están bajo una gran presión para aumentar la eficiencia y reducir los costos. Uno de los aspectos más valiosos del diagrama es que destaca el hecho de que sin colaboración y gobierno unificado, TI no sabe y no puede hablar sobre qué información tiene valor o qué deberes se aplican a información específica.
Marco para el progreso - El IGRM puede ayudar a las empresas a reconocer que para que TI administre datos de manera eficiente, es esencial vincular deberes específicos y valor comercial a los activos de información.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se puede utilizar el IGRM?

El IGRM es una herramienta para llevar a cabo un diálogo ejecutivo en el ámbito legal, de TI, RIM y del negocio. El diagrama se puede utilizar para facilitar una mejor cooperación, procesos multifuncionales y una mejor gobernanza de la información en su empresa o para sus electores.

¿Cuál es la relación entre IGRM y EDRM?

El IGRM es uno de los 8 proyectos dentro de la organización EDRM.net. Mientras que el diagrama bien conocido del EDRM ilustra un modelo para el descubrimiento electrónico, el diagrama IGRM ilustra un modelo para la gestión de la información.

¿Cómo se desarrolló el diagrama?

El diagrama se desarrolló a partir de múltiples entradas clave, que incluyen:

  • Partes interesadas con experiencia en RIM, descubrimiento y gestión de información
  • Esfuerzo comunitario
  • Serie de sesiones quincenales durante más de 12 meses
  • Socializado con más de 350 profesionales miembros corporativos de CGOC en varias reuniones de CGOC, y distribuido ampliamente a más de 750 miembros profesionales de CGOC
  • Resultados de la encuesta de profesionales corporativos que mostraron:
    • 100% de los encuestados que afirman que la disposición defendible era el propósito de la práctica de gobierno de la información
    • Dos tercios de TI y la mitad de los encuestados de RIM dijeron que su modelo de responsabilidad actual para el gobierno de la información no funcionaba
    • 80% de los encuestados en el área legal, de TI y RIM dijeron que tenían un vínculo poco o muy débil entre las obligaciones legales para la gestión de información y registros y la gestión de datos
    • Puede vincular a los resultados preliminares de la encuesta aquí: http://www.cgoc.com/webinars/introduction-to-imrm

¿Por qué necesitamos otro diagrama de gestión de la información?

Si bien existen muchos modelos de ciclo de vida para la información y el modelo de ciclo de vida de EDRM para un caso legal, la mayoría de las empresas no pueden deshacerse de la información de manera defendible debido a la falta de transparencia en las organizaciones legales, RIM y de TI y la falta de un vínculo sistemático entre sus procesos. IDC proyecta que el volumen de datos aumentará en un factor de 44 durante los próximos 10 años y los costos de los litigios y las obligaciones de conservación aumentan continuamente, creando una situación inviable para muchas empresas. Muy a menudo, los modelos detallados del ciclo de vida que están anclados en una sola disciplina, como el descubrimiento o la gestión de registros, no logran atraer el nivel de atención y apoyo de la alta dirección que pueden impulsar un cambio verdadero y establecer los tipos de programas y prácticas que permiten la eliminación defendible de información a nivel mundial. final de su ciclo de vida. El IGRM puede proporcionar ese catalizador ejecutivo y, en ese sentido, complementar las herramientas de disciplina detalladas que ofrecen organizaciones como ARMA, AIIM y Sedona.

¿Qué pasa si el IGRM no refleja cómo se administra la información en mi empresa?

Probablemente no sea así porque muy pocas empresas han integrado sistemáticamente procesos que vinculan las obligaciones legales y el valor de la información con los activos de información bajo custodia de TI. Debido a la representación única de IGRM de las dependencias a través de esas partes interesadas, puede ayudar a establecer la importancia de vincularlas y crear los procesos integrados que son la base fundamental para lograr una eliminación defendible.

¿Por qué el diagrama no es más prescriptivo sobre qué herramientas, tecnologías y actividades se necesitan?

El IGRM es un paso inicial esencial para las empresas con entornos de información complejos donde la necesidad de alineación de las partes interesadas ejecutivas precede a la compra de herramientas y tecnologías, pero a menudo falta. El diagrama es una herramienta para ilustrar cómo las personas y los procesos son clave y rara vez se cruzan en la actualidad. Anticipamos construir sobre el diagrama y el conjunto de herramientas disponibles para las corporaciones en los próximos meses y años. Un modelo de madurez de procesos de CGOC es un recurso disponible en la actualidad que puede ayudar a las empresas a evaluar qué procesos deben mejorarse y qué brechas existen como guía para las empresas.

¿Existen herramientas que puedan ayudarnos a evaluar nuestros procesos en la actualidad en el camino hacia la eliminación defendible y la cooperación sistemática entre las partes interesadas internas?

Hay herramientas que proporcionan el detalle del "siguiente nivel" del IGRM. Un ejemplo es el modelo de madurez de procesos de CGOC, que describe 13 procesos clave en el descubrimiento y la gestión de la información. Cada proceso se describe en términos de un nivel de madurez de uno a cuatro: completamente manual y ad hoc para mayores grados de integración de procesos entre funciones y automatización.

Recursos adicionales

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