Marco de intención de búsqueda de EDRM

INTRODUCCIÓN

El término "búsqueda" se utiliza indistintamente en la gestión de registros, el archivo y el descubrimiento electrónico. Se podría suponer que todas las búsquedas son similares, no solo desde una perspectiva técnica, sino también desde la perspectiva de la intención. Pero no lo son. Algunas búsquedas tienen un impacto legal mucho mayor que otras.

Dentro de EDRM, la búsqueda se utiliza ampliamente en muchos contextos: para evaluar o analizar un asunto, adquirir documentos específicos o información discreta, o clasificar documentos preseleccionados, con un impacto legal mínimo. Para otras búsquedas de EDRM, por el contrario, el impacto legal es alto, como afirmar la exhaustividad y la precisión.

Sin embargo, la búsqueda empresarial, la evaluación temprana de datos, las funciones de búsqueda de procesamiento de descubrimiento electrónico, las funciones de búsqueda del sistema de revisión e incluso las herramientas de análisis de conceptos o agrupación de documentos se describen como "búsqueda" en el contexto de EDRM con poco reconocimiento del hecho de que la precisión deficiente en un contexto es significativamente más importante que en otros. Por eso es fundamental comprender la intención de una búsqueda.

Es la intención de la búsqueda la que debe determinar la tecnología, el proceso o el flujo de trabajo apropiados que se deben implementar y el nivel de escrutinio que se aplicará para determinar el éxito "razonable". Por esta razón, se creó el Modelo de intención de búsqueda EDRM para definir y documentar las diferentes clases y subclases de Intención de búsqueda que componen el EDRM.

Search Intent Framework es el resultado de un tiempo y esfuerzo considerables por parte de los miembros del equipo de búsqueda EDRM, dirigido por Dominic Brown (HP Autonomy). Los colaboradores incluyen: Gene Eames (Pfizer), Chris Paskach, Phil Strauss, Mark Lindquist, Wade Peterson (Bowman y Brooke), Brent Larson (Bowman y Brooke).

CLASES DE INTENCIÓN DE BÚSQUEDA

El Marco de intención de búsqueda de EDRM describe tres clases de intención de búsqueda:

  • Clase exploratoria: El propósito de la Clase Exploratoria es confirmar si existe o no un documento específico, referencia o información discreta. También se utiliza para obtener conocimientos generales sobre un conjunto de documentos con el fin de comprender cómo manejar el conjunto de datos.
  • Clase de clasificación: El propósito de la Clase de clasificación es categorizar documentos individuales o un conjunto de documentos en cuanto a su capacidad de respuesta, falta de respuesta, si marcan o no una política, etc.
  • Control de calidad: El propósito de las pruebas de control de calidad es identificar inconsistencias en un conjunto de documentos. Las pruebas de control de calidad se realizan normalmente durante la revisión y la producción para comprobar que los documentos están codificados correctamente y son apropiados para producirse o no.

LEYENDA

Gobierno de la información Identificación Conservación y Recolección Procesamiento, revisión y análisis Producción Presentación

CLASE EXPLORATORIA

Search Intent - Exploratory

Subclase Descripción
Identificación del documento Determina si existe un documento específico. El enfoque típico es ejecutar un conjunto de consultas para encontrar el documento. Si se encuentra el documento, no se requiere validación. Si no se encuentra el documento, se deben ejecutar más consultas para asegurarse de que el documento no se haya perdido inadvertidamente. Si aún no se encuentra el documento, pruebe la exhaustividad de su metodología de búsqueda. También es apropiado investigar el esfuerzo de procesamiento e indexación de datos (fuentes indexadas, excepciones de procesamiento de datos, etc.) para asegurarse de que todos los archivos y fuentes de datos se indexaron y procesaron correctamente.
Identificación de referencia Determine si existe una referencia específica o una información discreta. El enfoque típico es ejecutar un conjunto de consultas en un esfuerzo por encontrar la referencia. Si se encuentra la referencia, no se requiere validación. Si no se encuentra la referencia, se deben ejecutar más consultas para asegurarse de que la referencia no se haya perdido inadvertidamente. Si aún no se encuentra la referencia, pruebe la exhaustividad de su metodología de búsqueda. También es apropiado investigar el esfuerzo de procesamiento e indexación de datos (fuentes indexadas, excepciones de procesamiento de datos, etc.) para asegurarse de que todos los archivos y fuentes de datos estén indexados correctamente.
Evaluación Adquirir información general sobre una colección de documentos. Normalmente, se ejecuta una progresión de consultas lógicas únicas con los resultados analizados hasta alcanzar un nivel de comodidad en el desarrollo de una estrategia para manejar el conjunto de datos.

CLASE DE CLASIFICACIÓN

Search Intent - Classification

Subclase Descripción
Vigilancia Identifique los actos ilícitos mediante la ejecución de búsquedas iterativas en las comunicaciones electrónicas: correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales, etc. El caso de uso más frecuente son los bancos que cumplen con las regulaciones SEC, NASD y FINRA. Las regulaciones requieren que los bancos supervisen las comunicaciones entre los agentes de bolsa registrados y sus clientes. En este caso, las búsquedas están diseñadas para identificar el uso de información privilegiada, la colusión, los obsequios ilegales, etc. Los términos de búsqueda y los léxicos se modifican para garantizar que no sean ni demasiado inclusivos ni insuficientes. También son comunes los casos de uso, como el de las empresas farmacéuticas que intentan identificar el marketing fuera de la etiqueta o cualquier organización preocupada por la mala conducta en curso.
Revisar la exclusión de conjuntos Identifique un conjunto de documentos que no responden para no revisar. Este proceso implica ejecutar, rastrear, informar y medir el impacto de conjuntos de múltiples consultas lógicas. Las búsquedas iterativas se ejecutan hasta que se alcanza un nivel de confianza en el que se tomaron medidas razonables para garantizar que los resultados no sean demasiado inclusivos.
Revisar la inclusión del conjunto El propósito es identificar los documentos potencialmente sensibles para incluirlos en un conjunto de revisión. Este proceso implica ejecutar, rastrear, informar y medir el impacto de conjuntos de múltiples consultas lógicas. Las búsquedas iterativas se ejecutan hasta que se alcanza un nivel de confianza en el que se tomaron medidas razonables para garantizar que los resultados no sean demasiado inclusivos.
Privilegio Identifique un subconjunto de documentos potencialmente privilegiados, generalmente del conjunto de documentos ya seleccionados para su revisión. El enfoque típico es ejecutar una serie de consultas lógicas basadas en suposiciones de lo que tendrá privilegios. Estas consultas deben ser rastreadas y medidas para evaluar su impacto, y el proceso debe repetirse hasta que esté satisfecho con su eficiencia. La identificación de documentos privilegiados requiere una validación más estricta que muchas otras consultas de clasificación. Esto se debe a que la jurisprudencia sugiere que la razonabilidad de los intentos de evitar la divulgación inadvertida de información privilegiada puede influir en la determinación de la renuncia. Esto es especialmente cierto si partes de la población de revisión se producirán sin revisión de un abogado.
Tema en cuestion Identifique subconjuntos de documentos por tema, generalmente del conjunto de documentos ya seleccionados para revisión. El enfoque típico es ejecutar una serie de consultas lógicas basadas en supuestos de lo que contendrá cada tema. Estas consultas deben ser rastreadas y medidas para evaluar su impacto, y el proceso debe repetirse hasta que esté satisfecho con su eficiencia. Debido a que la intención de la clasificación de la materia a menudo es únicamente para la eficiencia de la revisión, generalmente hay una necesidad limitada de validación. Sin embargo, el grado de escrutinio en cuanto a la precisión del proceso aumenta si las llamadas de revisión se basan únicamente en la clasificación dependiente de la búsqueda.

CLASE DE CONTROL DE CALIDAD

Search Intent - QC

Subclase Descripción
Pruebas Identificar inconsistencias en un conjunto de documentos. Las pruebas de control de calidad se realizan normalmente durante la revisión y la producción para comprobar que los documentos están codificados correctamente y son apropiados para producirse o no. Las pruebas pueden ser formales o ad hoc según las circunstancias. También son comunes las preocupaciones acerca de las malas prácticas en curso.

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Este artículo no ha sido revisado desde su publicación.

Este post fue creado por JenW en 27 de agosto de 2020.

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