Modelo de referencia de gobierno de la información

los Modelo de referencia de gobierno de la información (IGRM) El proyecto partió de una oleada de interés en tener un modelo que enmarcará la discusión sobre la gestión de la información, de la misma manera que el Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico ha dado forma a nuestra visión del descubrimiento electrónico. Estaba claro que esto requería mucho más que simplemente una mejor descripción del nodo de Gestión de la Información del EDRM. El nodo de Gestión de la información merecía un modelo de referencia por sí mismo.

Lo siguiente refleja cómo llegamos al diagrama actual. El grupo IGRM tiene un grupo de miembros diverso, por lo que la conversación es amplia y variada. Te invitamos a participar y aportar tu punto de vista y experiencia a nuestro esfuerzo colaborativo compartido.

Las partes interesadas

Después de mucha discusión entre el equipo de EDRM y las partes interesadas externas, llegamos a este diagrama preliminar centrado en uno de los principales desafíos de la gestión de la información: a saber, que la mayoría de los esfuerzos de gestión de la información se ven obstaculizados por la colaboración insuficiente entre las partes interesadas clave. Reconocemos que hay muchas partes interesadas involucradas, pero en aras de la simplicidad, las hemos agrupado en tres categorías. Estos son:

  1. Usuarios comerciales que necesitan información para operar la organización,
  2. Departamentos de TI que deben implementar la mecánica de la gestión de la información, y
  3. Departamentos legales, de riesgos y regulatorios que comprenden el deber de la organización de preservar la información más allá de su valor comercial inmediato.

Esperamos que este diagrama de nivel superior ayude a las partes interesadas a comprender su papel en la gestión de la información y les lleve a la conclusión de que la verdadera gestión de la información solo se puede lograr mediante una colaboración exitosa con otros grupos de la empresa. Los diagramas subsidiarios proporcionarán mayor granularidad y perspectiva.

El anillo exterior

Partiendo del exterior del diagrama, la gestión exitosa de la información consiste en concebir un conjunto complejo de procesos interoperables e implementar los procedimientos y elementos estructurales para ponerlos en práctica. Requiere:

  • Comprensión de los imperativos comerciales de la empresa.
  • Conocimiento de las herramientas y la infraestructura adecuadas para gestionar la información, y
  • Sensibilidad a las obligaciones legales y reglamentarias que debe cumplir la empresa.

Para cualquier pieza de información que se espera administrar, la parte interesada principal es el usuario comercial de esa información. Usamos el término "negocio" de manera amplia; las mismas ideas se aplican a los usuarios finales de la información en organizaciones cuyo objetivo final podría no ser generar ganancias.

Una vez que se establece el valor comercial, también se debe comprender el deber legal asociado a un dato. El término “legal” también debe interpretarse en sentido amplio para referirse a una amplia gama de restricciones y obligaciones legales y reglamentarias, desde el descubrimiento electrónico y la reglamentación gubernamental, hasta obligaciones contractuales como los requisitos de la industria de tarjetas de pago.

Finalmente, las organizaciones de TI deben administrar la información en consecuencia, garantizando la privacidad y la seguridad, así como la retención adecuada según lo dicten los requisitos comerciales y legales o reglamentarios.

El centro

En el centro de nuestro diagrama propuesto hay un flujo de trabajo o diagrama de ciclo de vida. Incluimos este componente en el diagrama para ilustrar el hecho de que la gestión de la información es importante en todas las etapas del ciclo de vida de la información, desde su creación hasta su disposición final. Esta parte del diagrama, una vez desarrollada, junto con otros diagramas de nivel secundario, describirá los pasos concretos y prácticos que las organizaciones pueden tomar para implementar programas de gestión de la información.

Incluso la empresa más primitiva crea información en el curso de las operaciones diarias, y los departamentos de TI surgen para administrar la logística; de hecho, uno de los mayores desafíos en las organizaciones modernas es tratar de evitar que las personas almacenen y protejan la información en exceso. Las partes interesadas legales generalmente pueden exigir la preservación de lo que es más crítico, aunque a menudo a un gran costo. Sin embargo, se necesita el esfuerzo coordinado de los tres grupos para deshacerse de manera defendible de un fragmento de información que ha dejado de ser útil y retener lo que ES útil de una manera que permita la accesibilidad y la usabilidad para el usuario empresarial.

Recursos adicionales

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Este artículo no ha sido revisado desde su publicación.

Este post fue creado por JenW en 22 de agosto de 2020.

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